Wir finden die Stellen, an denen es in Ihrer Kanzlei hakt, und bauen die Ordnung drumherum: Mandantenwissen, Abläufe, Unterlagen. DATEV bleibt Ihr führendes System.
Acht Abläufe, in denen die Woche verschwindet, ob allein oder mit zwanzig Leuten. Welche davon bei Ihnen wie viel kosten, messen wir in der Potenzialanalyse.
Mandanten hinterherlaufen: Unterlagen anfordern, nachfassen, noch einmal nachfassen.
Die Liste stammt aus dem Vorjahr, der Stand steht in Köpfen und Mailordnern.
Rückfragen an Mandanten, die nicht reagieren. Statusanrufe von denen, die es wissen wollen.
Der Bearbeitungsstand steht in drei Systemen und in keinem vollständig.
Mandantenschreiben formulieren und zum wiederholten Mal dasselbe erklären.
Jedes Mal neu, statt aus Akte und Vorlage.
Fristen, Wiedervorlagen und Vollständigkeit kontrollieren.
Listen, die jemand pflegen muss, statt eines Vorgangs, der seinen Stand selbst kennt.
Belege nachbuchen, wo die Automatik nicht greift.
Handyfotos, Sammel-PDFs, jeder Mandant liefert anders. Automatisierung kann nur, was immer gleich läuft.
Eingangspost und Mails benennen, zuordnen, ablegen.
Die Ablagelogik steht in Köpfen, nicht im System.
Zahlen von einem Bildschirm in den anderen tippen.
DATEV, Postfach, Portal und Excel sprechen nicht miteinander.
Sich in einen fremden Mandanten einarbeiten oder fragen, wo etwas liegt.
Jeder macht es, wie er will. Das Wissen steht in Köpfen, und wer geht, nimmt es mit.
Keiner dieser Punkte ist ein Fachproblem, und keiner ein KI-Problem. Es sind Abläufe, die nie jemand gebaut hat, weil dafür nie Zeit war.
Jeden Tag ein paar Minuten. Jedes Jahr ein paar Wochen.
Die Abläufe, die Zeit fressen, lassen sich nur mit Zeit reparieren. Genau die fehlt im Tagesgeschäft, und so bleibt es beim Vorsatz. Deshalb bauen wir sie: aufnehmen, ordnen, einrichten, neben Ihrem Tagesgeschäft.
Wo Ihre Kanzlei steht, was in ihr steckt, und in welcher Reihenfolge Sie es heben.
Die Kanzlei-Potenzialanalyse ist die Bestandsaufnahme Ihrer Kanzlei mit Fahrplan: Wir nehmen Ihre Abläufe vor Ort im Gespräch auf, prüfen Werkzeuge und Anbindungen und bewerten die Zeitfresser mit Ihren eigenen Zahlen. Am Ende halten Sie drei Dinge in der Hand:
Welche Stelle zuerst, was sie heute kostet und was sie gelöst bringt. In Euro, aus Ihren eigenen Zahlen.
Welche Werkzeuge zu Ihrer Kanzlei passen und mit welchen Mandantendaten verarbeitet werden dürfen: geprüft auf Hosting und die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG.
Welche Lücken DATEV, Ihr Portal oder Ihr Microsoft-Paket bereits schließen können. Neues kommt erst dazu, wenn Vorhandenes nicht reicht.
Zwei Termine in Ihrer Kanzlei. Im ersten nehmen wir Ihre Abläufe im Gespräch auf, im zweiten schauen wir an echten Vorgängen auf den Bildschirm. Dazwischen werten wir aus, danach bekommen Sie den Bericht und besprechen ihn mit uns.
Ein KI-Arbeitsplatz, der Ihr Wissen über Mandanten und Abläufe festhält. Mit DATEV verbunden, bereit für die erste Person, die Sie einarbeiten, und für jeden, der Sie vertritt.
Zwei Wissensbestände, die jede Kanzlei hat und fast keine aufgeschrieben.
Ein Stammblatt je Mandat: Ansprechpartner, Verflechtungen, Besonderheiten, Absprachen und die Merkmale, nach denen Sie filtern wollen. Vorbefüllt aus DATEV, ergänzt aus Gesprächen und Postfach, jede Änderung mit Ihrer Bestätigung.
Was bisher in Köpfen und Mailordnern lag, steht an einer Stelle und ist für jeden im Team abrufbar.
Alle Abläufe Ihrer Kanzlei, vom neuen Mandanten bis zur Honorarabrechnung, in einer Form, die Menschen lesen und Assistenten nutzen können. Aufgenommen am Bildschirm, während die Arbeit ohnehin anfällt, und in Abläufe übersetzt, die für alle gelten.
Dazu, was bei jeder Leistung vom Mandanten gebraucht wird und wann welche Mandantengruppe an der Reihe ist.
Drei Beispiele. Welche Assistenten Ihre Kanzlei braucht, ergibt die Analyse.
Beantwortet Fragen zu Ihren Mandanten aus dem Stammblatt, pflegt es aus Gesprächsnotiz oder Postfach nach Ihrer Bestätigung und stellt die Unterlagenanforderung je Mandant zusammen, passend zu dessen Merkmalen. Vorher prüft er, was in DATEV schon vorliegt.
Fertig zum Übernehmen in Ihr Mandantenportal. Verschickt wird nichts ohne Sie.
Beantwortet Fragen von allen, die neu anfangen oder Sie vertreten, aus Kanzlei- und Mandantenwissen, mit Fundstelle. Wo nichts dokumentiert ist, verweist er an Sie.
Fachliche Entscheidungen und die Mandantenannahme bleiben beim Berufsträger.
Entwirft Mandantenschreiben, Erläuterungen und Antworten auf Rückfragen aus Akte und Vorlage, in Ihrem Ton.
Sie lesen, ändern, senden. Der Entwurf spart die Zeit, das Wort bleibt Ihres.
Wie lang jede Phase dauert, hängt von Ihrer Kanzlei ab: Zahl der Mandate, Abläufe, Team. Die Reihenfolge bleibt, und Sie sind in jeder Phase dabei: Sie zeigen, wir bauen, Sie prüfen. Die Abläufe nehmen Sie vom ersten Tag an am Bildschirm auf, während sie ohnehin anfallen.
Am Ende kann jemand, der einen Ablauf nicht kennt, ihn mit dem Material allein durcharbeiten.
Ich war fünf Jahre in der Steuerberatung bei EY, danach habe ich eine Kanzlei mit aufgebaut und ihre Prozesse optimiert. Fristen, Unterlagen, Freigaben und Bescheide kenne ich aus eigener Arbeit. Im Projekt heißt das: Wir sprechen ab der ersten Stunde über Ihre Kanzlei, nicht über die Grundlagen.
Heute verbinde ich beides: die Abläufe einer Kanzlei und die Werkzeuge, die sie tragen. Ich baue sie selbst, richte sie ein und bleibe, bis sie im Alltag laufen.
Vor Ort bin ich im Großraum Nürnberg unterwegs, von Herzogenaurach aus in Fürth, Erlangen und Nürnberg selbst. Kanzleien außerhalb der Region betreue ich per Video, die Abläufe nehmen wir dann am geteilten Bildschirm auf.
Die Kanzlei-Potenzialanalyse ist eine Bestandsaufnahme Ihrer Steuerkanzlei mit Fahrplan: Wir nehmen Ihre Abläufe vor Ort auf, bewerten die Zeitfresser mit Ihren eigenen Zahlen und zeigen, welche Stelle zuerst dran ist, welche Werkzeuge zu Ihrer Kanzlei passen und was Sie schon haben. Das Ergebnis ist ein Fahrplan in Reihenfolge, den wir im Anschluss gemeinsam umsetzen. DATEV bleibt dabei Ihr führendes System.
Der Systempartner richtet Software ein, betreut Lizenzen und hält die Technik am Laufen. Das bleibt nötig, und wir arbeiten mit ihm zusammen. Wir setzen einen Schritt davor an: wie in Ihrer Kanzlei tatsächlich gearbeitet wird, und was zwischen den Systemen passiert. Dort liegt die Zeit, nicht in den Systemen selbst.
Nein. DATEV bleibt das führende System. Wir bauen die Ordnung drumherum: Mandantenwissen, Abläufe, Unterlagen, Einarbeitung. Die Assistenten lesen aus DATEV, was sie brauchen, Ihre Arbeit dort ändert sich nicht. Ein Systemwechsel ist ein eigenes Thema und selten die erste Antwort auf ein Prozessproblem.
Einen KI-Arbeitsplatz, ja: Dort laufen Mandantenwissen, Kanzleiwissen und die Assistenten zusammen, mit Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG und Anbindung an DATEV. Welcher zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir in der Analyse. Was Sie schon nutzen, bleibt und wird eingebunden, wo es hilft.
Der richtige. DATEV erneuert die Programme, Ihre Abläufe erneuern sich dabei nicht von allein. Mandanten- und Kanzleiwissen nehmen Sie in jede Programmversion mit. Welche Anbindung an DATEV bei Ihnen passt, prüfen wir zu Beginn gegen Ihren Umstellungstermin.
Fünf Jahre Steuerberatung bei EY, danach eine Kanzlei mit aufgebaut und deren Prozesse optimiert. Kein Berufsträger heute, und genau deshalb kein Wettbewerber um Ihre Mandate. Aber jemand, der Ihre Abläufe kennt, ohne sie sich erklären lassen zu müssen.
Das wäre kein gutes Ergebnis. Alles wird dokumentiert, Sie werden geschult, Zugänge gehören Ihnen, und die Assistenten passen Sie selbst an. Betrieb übernehmen wir gern, aber weil Sie es wollen, nicht weil Sie es müssen.
Für die Kanzlei-Potenzialanalyse gilt ein Festpreis, gestaffelt nach der Größe Ihrer Kanzlei. Den genauen Betrag nennen wir Ihnen in der Standortbestimmung. Beauftragen Sie innerhalb von sechs Monaten die Umsetzung, rechnen wir ihn vollständig an. Die Umsetzung wird nach der Analyse kalkuliert, als Festpreis mit Obergrenze. Die laufenden Kosten der Werkzeuge zahlen Sie direkt an die Anbieter, welche das sind, steht im Fahrplan.
Die Standortbestimmung: 30 bis 45 Minuten, online oder telefonisch. Kostenlos, und Sie sprechen direkt mit Maximilian Kukula.
